Компания Vinteo более 10 лет занимается разработкой профессиональных решений видеоконференцсвязи, позволяющих заказчикам не зависеть от стационарных офисов. Мы и сами с успехом пользуемся своей же продукцией при организации бизнес-процессов - большая часть сотрудников Vinteo уже давно работает дистанционно.
Наш эксперт поделился с "Журнал про дело" практическим опытом организации эффективной работы "удаленщиков".
Как предпринимателю мотивировать сотрудников на удалёнке
Удалённая работа выгодна и работодателю, и работнику. Работодатель экономит на оборудовании рабочих мест и аренде офисов. Работнику не надо тратить время и деньги на проезд и обеды в столовой. Но есть и обратная сторона — потеря коммуникации, переработки, выгорание и проблемы с дисциплиной. Мы спросили предпринимателей, которые управляют коллективом дистанционно, как они сохранили мотивацию сотрудников и на какие аспекты удалёнки обратить особое внимание.
Чем отличается работа в офисе от работы на удалёнке
Работа из дома принципиально отличается от офисной двумя особенностями. От сотрудников требуется больше самодисциплины, чтобы не отвлекаться на домашние дела. Также удалённые работники могут чувствовать себя оторванными от коллектива.
Из-за того, что разграничивать рабочие и личные задачи на удалёнке сложнее, рабочий день размывается — это может привести к выгоранию сотрудников. О том, как не допустить выгорания, расскажем далее. Но одна из главных задач руководителя, который пытается сохранить мотивацию команды на удалёнке — четко ограничить время рабочего дня. Радоваться тому, что работники трудятся с утра до ночи не стоит, в долгосрочной перспективе это не принесет пользы.
Основные отличия офисной работы от удалёнки:
- Ставьте дедлайны и просите сотрудников о них отчитываться.
- Общайтесь с людьми во время рабочего дня, но не беспокойте после его завершения.
- Наладьте регулярную и понятную коммуникацию: например, созвоны по задачам раз в неделю, обсуждение итогов — раз в месяц, переписка в рабочих чатах — каждый день.
Как выстроить коммуникацию с сотрудниками
Для эффективной удалёнки нужно выстроить не только границы рабочего дня, но и схему работы. Сотрудники должны точно знать, как связаться с руководителем, куда написать коллегам из другого отдела, где и во сколько планерки. Для этого полезно прописать правила коммуникации и ознакомить с ними сотрудников. Например, решить, что планерка с целями на неделю для всей компании проходит в понедельник в Zoom, короткие задачи обсуждаются в мессенджере, а сложные — в таск-трекере.
На удалёнке сотрудники меньше общаются друг с другом и могут чувствовать себя одиноко. Эту задачу должен решать руководитель команды — больше общаться с работниками, замечать их достижения и публично хвалить. А вот критиковать и разбирать ошибки сотрудников эксперты советуют лично, без участия остальной команды. Также полезно несколько раз в месяц созваниваться с сотрудником индивидуально на несколько минут. Это поможет руководителю заметить эмоциональное состояние работника, проговорить его достижения и узнать возможные жалобы.
Правила коммуникации:
- Пропишите правила коммуникации на удалёнке и ознакомьте с ними сотрудников.
- Вовлекайте команду в общение, чтобы на удаленке люди не чувствовали себя оторванными от коллектива.
- Замечайте достижения сотрудников и публично хвалите их, а ошибки разбирайте тет-а-тет.
- Поддерживайте работников эмоционально, смещайте фокус внимания на личный аспект отношений.
Как контролировать работу удалённых сотрудников
Эксперты рекомендуют упростить систему измерения эффективности работы, чтобы сотрудники не расписывали поминутно, что делали в течение дня, а отчитывались о статусе выполнения отдельных задач. Задачи лучше делать более конкретными и короткими, тогда проще будет помочь сотруднику, если у него возникнут трудности в работе.
Но не стоит чрезмерно увлекаться контролем — это демотивирует команду и показывает сотрудникам, что руководитель им не доверяет. Таких ситуаций лучше избегать, более оптимальная стратегия в коммуникации с удалёнными работниками — доверительная.
Как контролировать удалённых сотрудников:
- Cтавьте более короткие задачи и чаще собирайте обратную связь.
- Упрощайте контроль. Отчеты о каждой минуте рабочего времени вредят коммуникации, сотрудники могут подумать, что руководитель им не доверяет.
Что делать, если после перехода на удалёнку продуктивность сотрудников упала
Продуктивность сотрудников может снижаться из-за того, что они не привыкли работать из дома, или у них нет условий для удалённой работы. В таком случае, компании следует озаботиться, чтобы создать такие условия и дополнительно провести обучающий вебинар о том, как правильно организовать своё рабочее место и не работать после завершения рабочего дня.
Также стоит обратить внимание на систему мотивации. Если команду перевели на удалёнку, а мотивация осталась со времен работы в офисе, она может просто перестать работать в новых условиях.
Как сохранить продуктивность сотрудников:
- Научите сотрудников работать на удалёнке. Проведите вебинар, пригласите экспертов, которые расскажут о том, как организовать удалённую работу оптимально и ответят на вопросы.
- Следите за технической стороной процесса — у всех членов команды должно быть подходящее для работы оборудование, доступы к нужным программам и документам. В случае необходимости, такое оборудование нужно предоставить за счёт компании.
- Пересмотрите систему мотивации с учетом нюансов удалённой работы.
Как не допустить выгорания удалённых сотрудников
Этот пункт мы специально поставили последним, потому что он включает в себя все нюансы удалённой работы, описанные выше. Чтобы сотрудники не выгорали, они не должны перерабатывать, постановка задач в компании должна быть прозрачной и понятной, а коммуникация — отлаженной.
Дополнительные способы поддержать команду — организовать активности вне работы. Чаще всего эксперты предлагают в качестве таких активностей устраивать совместные утренние зарядки в прямом эфире, создать группу в Skype или Zoom, чат в телеграме, где сотрудники смогут без осуждения поговорить на внерабочие темы, поделиться мемасиком или запостить фото котика. Другой вариант — совместные мероприятия в различных форматах — квизы, выезды на природу.
Чтобы не допустить выгорания сотрудников:
- Следите, чтобы сотрудники не перерабатывали, поощряйте и призывайте их не только к работе, но и к отдыху.
- Упростите рабочую коммуникацию, ставьте сотрудникам понятные задачи и собирайте обратную связь.
- Дайте людям возможность пообщаться на нерабочие темы — в специальных чатах, комнатах в Zoom-е, пусть просто болтают. На удаленной работе люди чувствуют себя одиноко, это поддержит командный дух.
- Обсуждайте общие задачи и результаты с командой, пусть работники понимают, как личные задачи увязаны с общими планами. Так команда почувствует, что выполняет общее дело.
- Не забывайте про нерабочие мероприятия — корпоративы, выезды на природу. Если пандемия не позволяет проводить офлайн-мероприятия, то проводите их онлайн. Это могут быть зарядки в прямом эфире, квизы, даже совместный просмотр кино с обсуждением в чатах.
Выгорание поможет предотвратить регламентированный рабочий график – временные границы рабочего дня, обеденный перерыв, минимизация внеурочных запросов после окончания работы. Также важна постановка реалистичных задач, фиксирование достигнутых сотрудниками результатов, методы поощрения, совместная работа с возникающими проблемами.